Traditioneel website-beheer

Een website kan snel worden ontwikkeld door deze op te bouwen uit 'starre' (HTML-)pagina’s die eventueel zelfs simpelweg met een eenvoudige teksteditor kunnen worden aangemaakt. Omdat hierbij echter, behalve de gewenste tekstuele informatie, ook de opmaak, vormgeving, kleurstelling enz. in deze pagina’s moet worden ingebed, zal het uiteindelijk doorgaans de (grafisch-)ontwerper zijn die het geheel samensmeedt tot een (hopelijk inzichtelijke en consistente) website. Om deze website te actualiseren, of om een kleine tekstuele wijziging er op door te voeren, zal dit gehele procedé opnieuw moeten worden doorlopen.

Veel websites, ook vele die thans nog actief zijn op het internet, zijn op deze wijze ontstaan. Het is immers op deze wijze mogelijk om relatief snel en goedkoop een website, of homepage op het internet te realiseren. Dit heeft geleid tot allerlei hulpmiddelen en programmatuur (zoals DreamWeaver en FrontPage) waarmee de webpagina’s op de eigen computer kunnen worden aangemaakt en naar een webserver worden ‘geupload’. Vaak wordt het actualiseren van de website ook uitbesteed aan de ontwerper. Deze werkwijze brengt echter, met name zodra zich meerdere personen met de site bezighouden, de volgende problemen met zich mee:

  • Inhoud-verantwoordelijken (zoals web-redacteuren) zijn voor het plaatsen of actualiseren van teksten en afbeeldingen afhankelijk van een webmaster of IT-afdeling waardoor de inhoud van de website niet eenvoudig actueel of volledig kan worden gehouden. Indien de website beheerd wordt door een extern bureau (die per wijziging betaald moet worden, of niet altijd beschikbaar is) wordt het actualisatieproces nog indirecter en lastiger. Wijzigingen die een preciese activeer-datum hebben, verschijnen te vroeg, helemaal nooit, of niet zoals bedoeld op de website.
  • Grafische elementen (afbeeldingen, foto’s en plaatjes) zijn door het ontbreken van een centraal afbeeldingensysteem al snel niet meer eenduidig qua afmetingen, waardoor het oorspronkelijke grafisch ontwerp en de layout van de webpagina’s niet kan worden gerespecteerd en een rommelig, zichtbaar ‘historisch gegroeid’, geheel kan ontstaan.
  • Er wordt door verschillende mensen een eigen vormgeving, of manier van heen en weer linken tussen de pagina's gehanteerd waardoor de eenduidigheid en samenhang van de website verloren gaat en de navigatie door de website voor de bezoeker ondoorzichtiger wordt.
  • Personen die zich voornamelijk met ‘inhoud’ van de website willen, of zouden moeten bezighouden worden gedwongen zich te verdiepen in technieken om vorm te geven of via technische programmatuur bestanden te uploaden.
  • Redacteuren overschrijven of wissen soms de teksten van anderen doordat er niet geregeld kan worden wie (op welk moment) aan welke teksten mag werken.
  • Er kan niet op één centrale plek vooruit worden gewerkt aan de inhoud van de website doordat van artikelen geen publicatiedatum wordt bijgehouden. Hierdoor is het lastig om vooruit te werken, de website actueel te houden of te achterhalen hoe lang een ‘nieuwtje’ al op de website staat.
  • Algemene informatie die op meerdere pagina’s terugkeert, moet op al deze specifieke plekken worden gewijzigd als deze dient te worden geactualiseerd.
  • Door het ontbreken van controle op de structuur van de website komen er veelvuldig 'broken links' voor die verwijzen naar verouderde, inmiddels verwijderde (of van naam veranderde) webpagina’s. Voor de bezoeker aan de website, die veelal de betrouwbaarheid van een bedrijf aan diens internet-presentatie afmeet, is dit zeer storend.
Door dergelijke problemen kan het beheren en actualiseren van een website onevenredig veel tijd kosten en in sommige gevallen bijna frustrerend zijn voor de verantwoordelijken. Vooral omdat de website op de bezoeker al snel gedateerd of rommelig kan overkomen.